Persónuverndarstefna IcePhone

Almennt

IcePhone hefur einsett sér að tryggja trúnað, áreiðanleika og tiltækileika
persónuupplýsinga í hvívetna.

Í persónuverndarstefnu þessari er því lýst hvernig IcePhone vinnur með
persónuupplýsingar viðskiptavina sinna. Öll vinnsla fyrirtækisins á persónuupplýsingum fer fram á grundvelli laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga („persónuverndarlög“).

Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar sem hægt er að rekja til tiltekins einstaklings. Hér má nefna upplýsingar á borð við nafn, kennitölu, heimilisfang, símanúmer, netfang, myndefni, netauðkenni, samskipti, bílnúmer og fleira. Í 2. tl. 3. gr. persónuverndarlaga má finna nánari útlistun á því hvað fellur undir hugtakið persónuupplýsingar.

Með vinnslu á persónuupplýsingum er átt við aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar. Sem dæmi um vinnslu á persónuupplýsingum má nefna söfnun þeirra, skráningu, varðveislu, breytingu, miðlun, notkun, skoðun og fleira. Í 4. tl. gr. persónuverndarlaga er nánar útskýrt hvað fellur undir hugtakið „vinnsla“.


Ábyrgðaraðili


Ábyrgðaraðili við vinnslu persónuupplýsinga er sá aðili sem ákveður tilgang og aðferðir við vinnsluna, sbr. 6. tl. 3. gr. persónuverndarlaga. IcePhone er í hlutverki ábyrgðaraðila þegar kemur að vinnslu persónuupplýsinga um viðskiptavini fyrirtækisins.

Samskiptaupplýsingar IcePhone:

  • IcePhone ehf., kt. 660314-0240
  • Bugðutunga 32, 270 Mosfellsbæ
  • Símanúmer: 546-5444
  • Netfang: info@icephone.is

Hvernig er unnið með persónuupplýsingar þínar hjá IcePhone?

Þegar þú sendir fyrirspurn eða athugasemd í gegnum vefsíðuna okkar

Á heimasíðu okkar getur þú sent okkur fyrirspurn eða athugasemd ef þér liggur eitthvað á hjarta varðandi okkar starfsemi. Nýtir þú þér þennan valkost söfnum við upplýsingum um nafn, netfang erindi og efni skilaboðanna. Heimild til að vinna þær persónuupplýsingar byggir gjarnan á samþykki þínu, sbr. 1. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.


Þegar þú pantar tíma í gegnum vefsíðuna okkar

Viðskiptavinir IcePhone geta pantað tíma í gegnum vefsíðuna okkar. Í þeim tilfellum söfnum við upplýsingum um nafn, netfang, símanúmer, tegund tækis, það vandamál sem þarf að laga og hvenær þú ætlar að koma með það í viðgerð. Tilgangurinn með söfnun þeirra persónuupplýsinga er að geta veitt þér umbeðna þjónustu. Styðst vinnsla persónuupplýsinga í þessu tilfelli við heimild í 2. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.

Þegar þú samþykkir skilmála

Þeir sem nýta sér þjónustu IcePhone staðfesta jafnframt að þeir samþykki skilmála fyrirtækisins. Við höldum utan um staðfestingu þína á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar. Felast hinir lögmætu hagsmunir í því að hafa réttarstöðu samningsaðila skýra vegna atvika sem upp kunna að koma. Heimild til vinnslu persónuupplýsinga í þessu tilfelli byggir á 6. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.


Þegar við stofnum verkbeiðni í kerfum okkar

Þegar þú hefur óskað eftir viðgerð á tækinu þínu stofnum við verkbeiðni í kerfum okkar með þeim upplýsingum sem þú hefur látið af hendi. Jafnframt sendum við á þessu stigi tilkynningu til viðkomandi viðskiptavinar með tölvupósti um að verkið hafi verið stofnað.
Heimild til að setja verkbeiðni í okkar kerfi byggir á heimild í 2 tl. 9. gr.
persónuverndarlaga. Tilkynning til viðskiptavinar um að verk hafi verið stofnað byggir á lögmætum hagsmunum okkar, sbr. 6. tl. 9. gr. persónuverndarlaga. Felast hinir lögmætu hagsmunir í því að upplýsa viðskiptavini fyrirtækisins um gang mála og þar með halda
upp góðu þjónustustigi.

Þegar verki lýkur

Þegar við höfum við gert við tækið þitt sendum við þér tilkynningu með tölvupósti um að verkinu sé lokið. Tilgangur þess er að halda þér upplýstum um gang mála og gefa þér færi á að sækja tækið á réttum tíma. Heimild til þessa byggir á lögmætum hagsmunum okkar, sbr. 6. tl. 9. gr. persónuverndarlaga. Felast hinir lögmætu hagsmunir í því að
halda uppi góðu þjónustustigi við viðskiptavini fyrirtækisins.


Þegar þú sækir ekki tækið þitt

Sækir þú af einhverjum ástæðum ekki tækið þitt eftir ákveðið langan tíma látum við farga því og þar með þeim upplýsingum sem finna má á því. Tilgangur þessa er að koma í veg fyrir að tæki safnist upp að óþörfu hjá fyrirtækinu. Með því að nýta þjónustuna okkar samþykkir þú jafnframt skilmála fyrirtækisins. Í skilmálum er nánar kveðið á um að hve löngum tíma liðnum tækjum er fargað. Heimild til að farga persónuupplýsingum í tækinu þínu byggir á samþykki þínu, sbr. 1. tl. 9. gr. persónuverndarlaga, og eftir atvikum á 1. tl. 1. mgr. 11. gr. persónuverndarlaga.


Þegar tækið þitt er endurnýtt

Hjá IcePhone getur þú skipt út gamla tækinu þínu fyrir nýtt. Í þeim tilfellum eyðum við, með samþykki þínu, þeim persónuupplýsingum sem kunna að finnast á gamla tækinu.Er það gert svo hægt sé að gera upp símann og tryggja að upplýsingar þínar komist ekki í hendur óviðkomandi aðila. Heimild til þessa byggir á 1. tl. 9. gr. persónuverndarlaga og, eftir atvikum á 1. tl. 1. mgr. 11. gr. persónuverndarlaga.


Þegar þú sendir okkur skilaboð í gegnum Facebook eða Instagram

IcePhone er á Facebook og Instagram. Þar getur þú sent okkur skilaboð ef eitthvað liggur þér á hjarta varðandi okkar starfsemi. Heimild til að vinna persónuupplýsingar í þessu tilfelli byggir á samþykki þínu, sbr. 1. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.


Þegar þú sendir okkur tölvupóst

Þú getur sent IcePhone tölvupóst ef þú hefur einhverjar spurningar í tengslum við okkar starfsemi. Alla jafna byggir heimild til vinnslu persónuupplýsinga í þessum tilfellum á samþykki þínu, sbr. 1. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.

Þegar þú heimsækir verslun okkar

Í verslun okkar eru eftirlitsmyndavélar og verður því til myndefni af því sem fram fer í versluninni í ákveðinn tíma. Tilgangur þess er að tryggja öryggi manna og muna og koma í veg fyrir þjófnað. Heimild til þessa byggir á 6. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.


Þegar þú notar vefsíðuna okkar

Vefkökur eru litlar textaskrár sem eru geymdar á tölvunni þinni eða í öðrum snjalltækjum þegar þú heimsækir vefsíðu. IcePhone notar eftirfarandi vefkökur:

Nauðsynlegar vefkökur. Þessar kökur eru nauðsynlegar svo heimasíðan okkar virki með eðlilegum hætti. Heimild til þessa byggir á 6. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.

Tölfræðivefkökur. IcePhone notar vefkökur til að greina notkun á vefsíðu fyrirtækisins. Með því fást til dæmis upplýsingar um hversu margir notendur opna tilteknar undirsíður á vefsíðunni, hversu lengi þær eru skoðaðar, frá hvaða vefsíðum notendur koma inn á síðuna og hvers konar vafra þeir nota til að skoða hana. Heimild til þessa byggir á samþykki þínu, sbr. 1. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.

Markaðsvefkökur. Við notum einnig markaðsvefkökur til að birta þér auglýsingar sem við teljum þig hafa áhuga á og tengjast starfsemi fyrirtækisins. Heimild til þessa byggir á samþykki þínu, sbr. 1. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.

Miðlun persónuupplýsinga til þriðja aðila

IcePhone notar rafrænar lausnir frá þriðja aðila sem auðvelda fyrirtækinu að halda utan um og miðla upplýsingum. Eigendur lausnanna kunna að hafa aðgang að persónuupplýsingum. Fyrirtækið gerir ávallt vinnslusamning við viðkomandi þjónustuaðila í samræmi við kröfur persónuverndarlaga. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að gæta fyllsta trúnaðar, tryggja öryggi og fara eingöngu
með persónuupplýsingar í samræmi við fyrirmæli IcePhone.


Í vissum tilfellum er persónuupplýsingum einnig miðlað til þriðja aðila sem ekki er bundinn fyrirmælum IcePhone um meðferð þeirra, til dæmis ef skylda stendur til þess samkvæmt lögum. Vinsamlega hafðu þá einnig í huga að Facebook hefur aðgang að skilaboðum sem þú sendir í gegnum síðuna okkar á Facebook og Instagram. Rétt er þó að geta þess að framangreindum aðilum ber ávallt að haga meðferð persónuupplýsinga
í samræmi við persónuverndarlög, jafnvel þótt þeir séu ekki bundnir fyrirmælum IcePhone um meðferð þeirra.


Varðveislutími persónuupplýsinga

IcePhone geymir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegt er fyrir fyrirtækið að hafa þær undir höndum. Bókhaldsgögn eru geymd í sjö ár í samræmi við lög um bókhald nr. 145/1994. Þegar ekki er þörf fyrir IcePhone að hafa persónuupplýsingar undir höndum lengur eyðir fyrirtækið þeim með öruggum hætti.


Réttindi þín

Þú nýtur ákveðinna réttinda samkvæmt persónuverndarlögum. Ef þú vilt neyta þessara réttinda þinna máttu hafa samband við okkur í gegnum netfangið info@icephone.is. Við höfum einn mánuð til að svara erindi þínu en getum framlengt frestinn um tvo mánuði ef beiðnin er sérstaklega umfangsmikil. Rétt er að taka fram að réttindi þín eru ekki endilega fortakslaus og kunna að vera háð ákveðnum skilyrðum. Hér er að finna yfirlit yfir helstu réttindi þín:

Réttur til aðgangs. Þú átt rétt á að óska eftir aðgangi að þínum gögnum og fá afrit af þínum persónuupplýsingum.

Réttur til leiðréttingar. Þú átt rétt á að fá upplýsingar um þig sem eru rangar og ónákvæmar leiðréttar.

Réttur til eyðingar. Í ákveðnum tilfellum getur þú átt rétt á að þínum
persónuupplýsingum sé eytt. Þetta á einkum við í þeim tilfellum þar sem upplýsingar eru ekki lengur nauðsynlegar, þú hefur andmælt vinnslunni, vinnslan reynist ólögmæt, eða ef vinnslan byggir á samþykki sem þú hefur afturkallað.

Réttur til að andmæla vinnslu. Byggi vinnsla okkar á persónuupplýsingum á lögmætum hagsmunum, og þú telur að hún brjóti gegn grundvallarréttindum þínum, þá getur þú andmælt vinnslunni. Við hættum þá vinnslunni nema við sýnum fram á ríkari hagsmuni af því að halda henni áfram.

Réttur til takmörkunar á vinnslu. Í eftirfarandi tilfellum átt þú rétt á að við stöðvum vinnslu persónuupplýsinga:

  • Ef þú véfengir að persónuupplýsingar séu réttar (þar til við getum staðfest að þær séu réttar).
  • Vinnslan er ólögmæt, en þú vilt ekki að persónuupplýsingunum sé eytt.
  • Við þurfum ekki lengur á upplýsingunum að halda en þú þarfnast þeirra til að hafa uppi, stofna eða verja réttarkröfu.
  • Þú hefur andmælt vinnslunni og við höfum ekki bent á ríkari hagsmuni af því að halda henni áfram.


Réttur til að afturkalla samþykki. Í þeim tilfellum þar sem við byggjum vinnslu á samþykki þínu er þér ávallt heimilt að afturkalla slíkt samþykki. Afturköllun á samþykki þýðir þó ekki að vinnslan sem fór fram áður en samþykki var afturkallað sé ólögmæt.

Réttur til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd. Teljir þú að ekki sé farið með persónuupplýsingar þínar í samræmi við persónuverndarlög átt þú ávallt rétt á að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd (www.personuvernd.is).


Frekari upplýsingar

Hafi þú frekari spurningar um hvernig IcePhone meðhöndlar persónuupplýsingar þínar getur þú ávallt sent okkur fyrirspurn á info@icephone.is.


Endurskoðun

Persónuverndarstefna þessi getur frá einum tíma til annars tekið breytingum í samræmi við breytingar sem verða á viðeigandi lögum og reglugerðum eða ef breytingar verða á því hvernig IcePhone vinnur með persónuupplýsingar.